Önce kendi işinizle başlayın
ERP seçimi çoğu zaman özellik listelerini karşılaştırmakla başlar ve orada kaybolur. Oysa doğru başlangıç, programa değil kendi işinize bakmaktır: bugün hangi işler Excel'de, hangileri bir kişinin kafasında, hangileri iki kez giriliyor? Bu listeyi çıkardığınızda hangi ERP özelliğinin sizin için gerçekten önemli olduğu kendiliğinden belli olur.
Aşağıdaki sorular iki gruba ayrılıyor: kendinize sormanız gerekenler ve satıcıya sormanız gerekenler. İkisinin de cevabı yazılı olsun; karar toplantısında hafızaya güvenmeyin.
Kendinize sorun
- 1En çok zaman kaybettiğimiz üç iş hangisi? ERP'yi bu üç işi çözmek için alıyorsunuz; özellik listesinin geri kalanı ikincil.
- 2Süreçlerimiz yazılı mı? Satın alma talebi kimden kime, kaç teklif, kimin onayı gerekiyor? Yazılı olmayan süreci hiçbir program düzeltemez, sadece hızlandırır.
- 3Kaç kişi kullanacak ve hepsi aynı şeyi mi görecek? Kullanıcı sayısı fiyatı etkiler; asıl önemli olan her çalışanın yalnızca işi için gereken ekranları görebilmesi, yani yetkilendirmenin ne kadar ayrıntılı olduğu.
- 4Mevcut verileriniz ne durumda? Cari, stok ve ürün kartlarınız Excel'de dağınıksa taşınmadan önce temizlenmeleri gerekir. Veri aktarımına ayıracağınız zamanı baştan hesaplayın.
Satıcıya sorun
- 1Kendi işimin bir parçasını kendi verilerimle deneyebilir miyim? Sunum verisiyle değil, kendi cari ve ürünlerinizle bir süreci baştan sona deneyin. Deneme süresi bunun için var; kısa ve kısıtlı bir deneme sizi karar vermeye yetecek kadar yakından görmeye yetmez.
- 2Kurulumu kim yapıyor, ne kadar sürüyor? Bulut mu, kendi sunucunuz mu? Kurulum sırasında yanınızda biri olacak mı, yoksa yalnız mısınız?
- 3Bir şey değiştirmek istediğimde ne oluyor? Onay yetkilisi, asgari teklif sayısı ya da bir limit gibi işletme kurallarını siz kendiniz ayarlayabiliyor musunuz, yoksa her değişiklik için yazılım şirketine mi başvuruyorsunuz?
- 4Verimi dışarı alabilir miyim? Raporları Excel'e ve PDF'e alabiliyor musunuz? Bir gün başka bir sisteme geçmek isterseniz verinizi geri alabilir misiniz? Bu soruyu sormaktan çekinmeyin.
- 5Destek nasıl çalışıyor? Telefon mu, e-posta mı, ne kadar sürede dönüş? Satıştan sonra kime ulaşacağınızı baştan öğrenin.
- 6Entegrasyonlar neler, hangileri hazır, hangileri 'yapılabilir'? E-fatura gibi zorunlu entegrasyonların hazır ve çalışır olduğunu, 'yapılabilir' olanlardan ayırarak sorun.
Karar verirken dikkat edilecek üç tuzak
- Her şeyi yapan program tuzağı: 200 özellikli bir yazılımın 20'sini kullanırsınız. İşinizin çekirdeğini iyi yapan, kalanında yeterli olan program, her şeyi vaat edenden iyidir.
- Fiyatı tek başına karşılaştırma tuzağı: kurulum, eğitim, ek kullanıcı, ek modül ve destek ücretlerini toplam maliyet olarak hesaplayın.
- Herkesin tek seferde geçmesi tuzağı: tüm şirketi bir günde yeni sisteme geçirmek yerine, önce bir süreçle (örneğin satın alma ya da stok) başlamak riski küçültür.
Pratik bir yol
Önce işinizdeki en acı veren üç süreci yazın. Sonra iki ya da üç adayı yalnızca bu üç süreç üzerinden, kendi verinizle deneyin. Deneme sonunda ekibinize sorun: hangisinde daha az iş yaptık, hangisinde daha az hata yaptık? Karar çoğu zaman bu iki cevaptan çıkar.
Zeynerp'i de bu şekilde deneyebilirsiniz: 1 ay ücretsiz kullanabilir, kurulumu birlikte yapabilirsiniz. Hangi modülün işinize uyduğunu modül sayfalarından okuyabilirsiniz.