Puantaj nasıl tutulur? Excel'den çıkış için pratik rehber

Puantaj nedir, neden önemlidir?

Puantaj, her çalışanın ay içinde hangi gün çalıştığını, hangi gün izinli, raporlu ya da resmî tatilde olduğunu gösteren kayıttır. Bordroyu hazırlayan mali müşavirinizin ya da SGK danışmanınızın girdisi bu kayıttır; yanlış puantaj yanlış maaş demektir.

Bu rehber bordronun nasıl hesaplanacağını anlatmıyor. Bordro hesabı mevzuata bağlıdır ve yetkili kişilere aittir. Burada konu, o hesabın doğru veriyle başlayabilmesi için puantajı nasıl düzenli tutacağınız.

Excel'le puantaj tutarken en sık yaşanan beş sorun

1. 1Girişler elle toplanıyor. Kart basımları, imza föyleri ya da mesajlar ay sonunda tek tek tabloya aktarılıyor; her aktarım bir hata fırsatı.
2. 2İzinler ayrı bir dosyada. Onaylanan izin puantaja işlenmediğinde çalışan 'devamsız' görünür, ya da tersi olur.
3. 3Fazla mesai sözlü. Kimin, ne zaman, neden mesaide kaldığı ve kimin onayladığı kaydedilmez; ay sonunda tartışma çıkar.
4. 4Kurallar kafada. Kaç dakika gecikmenin tolerans sayılacağı, resmî tatilin nasıl işleneceği herkes için aynı değildir.
5. 5Formül bozulduğunda kimse fark etmiyor. Bir hücrenin yanlış kopyalanması bütün ayın toplamını sessizce değiştirebilir.

Doğru bir puantaj süreci: beş adım

1. 1Giriş-çıkışı tek yerden toplayın. Mümkünse kart ya da turnike kaydı gibi tek bir kaynak kullanın; el yazması listeyle ikinci bir kaynak oluşturmayın.
2. 2İzinleri ve fazla mesaiyi onaylı talep olarak girin. Talep yazılı, onay kayıtlı olsun; yalnızca onaylanan kayıt puantaja yansısın.
3. 3Resmî tatilleri ve çalışılmayan günleri baştan tanımlayın. Aynı gün herkes için aynı koda sahip olsun.
4. 4Tolerans kuralını yazın. Gecikme ve erken çıkış için kabul edilen süreyi tek bir değer olarak belirleyin, kişiden kişiye değiştirmeyin.
5. 5Ay sonunda kapatın ve cetveli mali müşavire iletin. Ay kapandıktan sonra kayıtlarda değişiklik gerekiyorsa bunun kim tarafından, neden yapıldığı belli olsun.

Günler için kod kullanın

Her günü tek bir kodla işaretlemek hem okumayı hem kontrolü kolaylaştırır: çalıştı, yıllık izin, ücretsiz izin, rapor, resmî tatil, çalışılmayan gün gibi. Kodlar herkes için aynı olursa mali müşavirinizin cetveli okuması da hızlanır.

Mali müşavire ne iletmelisiniz?

Mali müşaviriniz genellikle her personel için ay içindeki çalışma gün ve saatlerini, izin ve rapor günlerini, fazla mesai ve varsa kesinti nedenlerini görmek ister. Hangi biçimi tercih ettiğini ona sorun ve bunu şablon olarak sabitleyin; her ay biçim değişirse her ay yeniden uğraşırsınız.

Zeynerp'te puantaj nasıl yürür?

Zeynerp'te izin talepleri yetkiliye düşer ve toplu onaylanır; onaylanan izinler puantaja ve devamsızlık hesabına kendiliğinden yansır. Fazla mesai talepleri onay yetkilisine gider, onaylayan ek ödeme tutarını da girer. Kart basım (turnike) kayıtları giriş-çıkış olarak görünür.

Ay sonunda puantaj ekranı seçilen ay için personel × gün tablosu oluşturur: hak edilen saat, izinler, resmî tatiller ve çalışılmayan günler kodlanmış olarak görünür. Tolerans süresi ayarlardan belirlenir ve ekranda görünür; aylık puantaj cetveli Excel olarak indirilir ve bunu mali müşavirinize iletirsiniz. Zeynerp resmî bordro hesaplamaz, puantaj cetvelini ve maaş kayıtlarını hazır verir.