Karşılaştırma neden zorlaşır?
Üç tedarikçiden fiyat istediniz. Biri dolar, biri euro, biri TL verdi. Birinin vadesi 30 gün, diğerinin peşin. Biri KDV dahil, diğeri hariç yazdı. Teslim süreleri farklı. Bu teklifleri yan yana koyup 'en ucuzu' seçmek, elmayı armutla karşılaştırmak demektir.
İyi bir karşılaştırma, tekliflerin aynı zeminde okunabilmesiyle başlar. Aşağıdaki beş kural bunu sağlar.
1. Herkese aynı talebi gönderin
Her tedarikçi aynı kalemleri, aynı miktar ve aynı özelliklerle görmeli. Birine telefonla başka bir şey söylerseniz, gelen teklifler birbirine eşit olmaz. Talebi yazılı ve tek tip gönderin.
2. Tek para birimine çevirin
Farklı para birimlerinde gelen teklifleri aynı kurla tek para birimine çevirin ve hangi kurun kullanıldığını not edin. Aksi halde bir teklifin ucuz görünmesi sadece kur seçiminden kaynaklanabilir.
3. Fiyatı vade ve teslimle birlikte okuyun
Birim fiyat tek başına bir şey söylemez. 45 gün vadeli bir teklif, peşin olandan finansman açısından ucuzdur. Geç teslim edilen malzeme, üretimi durduruyorsa ucuz olmaktan çıkar. Fiyat, vade ve teslim süresini birlikte değerlendirin.
- KDV dahil mi, hariç mi?
- Nakliye ve ambalaj fiyata dahil mi?
- Ödeme vadesi kaç gün?
- Teslim süresi ve teslim yeri?
4. Son alış fiyatıyla kıyaslayın
Gelen en ucuz teklif bile, son aldığınız fiyattan pahalı olabilir. Her kalem için son alış fiyatını yanınızda tutun. Seçtiğiniz fiyat bundan yüksekse bunun bilinçli bir karar olduğundan emin olun; fark edilmeden geçen pahalı alımlar zamanla ciddi bir maliyete dönüşür.
5. Kararı ve gerekçesini kaydedin
Neden bu tedarikçiyi seçtiğinizi yazın: en ucuz olduğu için mi, teslimi hızlı olduğu için mi? Altı ay sonra aynı kalemi tekrar aldığınızda ya da bir denetimde bu kayıt işinize yarar. Kararı e-posta zincirlerinde değil, tek bir yerde tutun.
Kaç teklif yeterli?
Sabit bir doğru sayı yoktur; bu işletmenin kuralına bağlıdır. Önemli olan sayıyı önceden belirlemek ve herkesin aynı kurala uymasıdır. Örneğin belirli bir tutarın üzerindeki alımlar için en az üç teklif şartı koyabilirsiniz. Zeynerp'te asgari teklif sayısı ve talebin gideceği tedarikçi sayısı ayarlardan belirlenir; teklifler döviz kuruyla TL'ye çevrilerek yan yana gösterilir ve seçilen fiyat son alış fiyatından yüksekse ekran uyarır.